会务工作的好坏直接影响召开会议的质量好坏，因此很多企业在要召开大型会议时宁可跟会务公司合作，就是为了能保证有个高质量的会议。其实完全可以自己来筹备召开一个高质量的会议，会务工作其实是个系统工作，各项工作千头万绪小多杂，只要能高效有序的做好会务工作，怎样的会议活动就都能做得好。

第一步、确定会议主题，向领导确认会议召开的内容有哪些，根据内容写出会议议程，并提交领导审核通过。

第二步、向领导确认会议召开的时间地点及参会人员，列出参会人员名单，确定通知人员参会的方式，是只需要群发通知即可，还是需要一个个通知参会人员，根据不同的方式开展相应的工作，如采用要个别通知参会的方式，需记录下不能参会人员的名单做出备注说明并向领导汇报。

第三步、准备会议资料，一定要向领导确定需要准备的资料内容以及侧重点，确定是否需要为领导起草主持词和讲话稿，这是一项很繁杂的办公室脑力劳动，非常耗费精力，需要付出相当大的心力。

第四步、进行会场布置，很多企业没有自己的大型会议场地和设备，这也是会选择合作会务公司的一个因素，不过没有场地设备是可以租借的，会场布置需要做的事项包括会议座位的安排，座签的摆放，会议签到，会议设备音响麦克风电脑设备投影仪等的调试等等，这些细节工作一定要提前布置仔细核对确保万无一失。

第五步、做好记录工作，无论会议大小和轻重，都应该留有记录，包括图片记录文字记录以及视频记录。

第六步、做好善后工作，会议召开完毕应整理会场，收好相关记录以及设备，有始有终才是负责任的行为。

按照上述步骤操作，会务工作就会变得既高效又有序，即便是会务公司，筹备召开一次会议的步骤也是如此，完全不必担心做不好会务工作而被领导责备了。

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