会展公司在接到任务以后，首先要针对公司的具体情况进行策划。人数组成决定场地的大小，员工距离场地的远近要考虑场地交通的便利性，开始时间决定是否需要提前预定场地。所以，仅仅是开始策划阶段就处处都是学问。预定完场地以后，需要进行现场的实地观察，根据场地的设置决定如何布置会场。当场地协商好以后，成立专门的筹备组进行相关事宜的统筹以及预算费用的计算。
策划阶段完成以后，会展公司形成的是年会的初步方案，之后就需要落实方案了。对于筹备小组的选择是有方法的，一般要涉及到不同阶层的人员，之后由各分公司进行处理。召开公司的动员大会，鼓励员工一起参与年会活动。之所以要重视，不仅仅是由于各层领导都会参加，更由于年会是不分级别的，是为了拉近领导与员工之间的关系而举行的活动，活动旨在让企业的明天更辉煌。
动员活动结束以后，把各个部门报送的节目整理好，选择合适的主持人。还要进行年会细节会议流程方面的检查，确认整个会议流程。年度优秀员工的评选一定会是高潮部分，所以要设计一些别出心裁的环节，把氛围推向高潮。
最后是年会的现场环节，这一阶段主要注意的是在场人员的安全问题，重要的岗位上一定要有专人负责。提前划分每个人的位置，现场进行签到，控制好人群，维持好活动秩序。会展公司导演现场指挥，力求为客户提供最好的服务。

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