1、拟定下来年会的所包含内容：开幕；领导讲话以及年终工作总结；部门依次年终工作汇报；优秀员工颁奖；节目演出；闭幕；晚宴。所办含的这些模块的内容汇报至上级领导，经批准后，开始下面的缓解。
2、以邮件或着正式的文件，通知，参与年终会议的人员名单。然后，告知需要出席参加年终汇报的人员，以及各自需要准备的汇报内容格式和详细要求，是否需要制作成PPT。最后约定，这些人员在哪天之前，务必将完整的汇报报告统一发布给谁。如果，此时能确定年会的时间和地点，则一并通知；如果尚未定好，则另行专门通知。
3、对统一收到的各领导和部门的年终会议汇报，做初步查看，错别字，是否包含了统一要求的汇报项目，各指标数据是否与财务部门提供的数据相一致。并呈递给公司负责的领导审阅；将需要重新修改的，反馈给相关人员做修改之后，在约定的时间内再统一收回。
4、通知总经理办公室做好采办环节的工作：按照参会人员数目，在年会的头一天完成水果，茶叶，拉花，奖品，节目道具，开会用的笔和本等所需会议物品的采办工作。
5、通知会场布置公司的设备部门，安排，最晚于年会开始的提前两个小时，做好会场中所需投影仪，音响等会场布置公司的设备。通知文秘部门，最晚于年会开始的提前两个小时，布置会会场的桌椅，桌牌，果盘等摆放工作。
6、如果晚宴环节是在本单位食堂，则通知后勤部门，于年会的当日早上，安排依照参会人员人数来定菜谱，并于早上开始晚宴餐饮的采办和配料工作。于年会结束前两个小时，开始依次做凉菜，热菜，汤等。如果晚宴定于酒店内，则安排专人去酒店点菜。等年会结束，则通知酒店人员有条不紊的上菜就可以了。
7、通知每个部门于哪天，提报几个节目到年会总指挥人员处，分别需要哪些类型的。以便，安排节目的第一次彩排工作。且，当场给予指导，以便各节目进行有效的修改。
8、安排主持人，一般是一男一女。让支持人先熟悉会议项目的顺序，以便准备主持时候的词。也要对节目非常熟悉，合理安排上场顺序，灵活掌握节目的时间。

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