在会务活动策划的过程中，外出对秘书的组织协调能力和应变的能力都是一个很好的锻炼，但是对于一些没有组织过会议的人来说，当你接到主管外出的要求的时候你绝对会感觉到无从下手，那么到底应该怎么做呢?这时候有的会务公司策划师就会好好的协调秘书使其能够很好的发挥主动性和周到性，先要了解主管对这次会务工作的需求，只有了解清楚了组织的工作才可以一步一步的完成。

第一点：会务的时间

作为秘书，你一定要再三确认会务期间每一天是不是都开会，是晚上开会还是早上开始，抑或是早晚都开会，这些都要了解。

第二点：会议地点

一般的会务地点首选的就是公司签订的酒店，这个时候会务公司会推荐很多的酒店，你要选择适合自己的酒店。

第三点：与会人员

应该先请主管提供一份参与会议的人员名单，要是发现又重名的或者不太了解的，一定要向主管确认，如果有部分人员不需要参加会议全程的你也要注意各个人员参与会议的时间。

第四点：会议室

一般的酒店会议室分为两种形式的会议室，有围坐型的和教师型的，围坐型的是很多个人围着一张很大的会议桌落座，教师型的呢，就是设有讲台，参加会议的人员在下面分排而坐，可以根据会议的性质选择不同类型的会议室。

第五点：其他会议资源

会务会议需要的其他资源能改向主管询问清楚，以免搞错。

会务公司对于策划高端的会议应该有很多不同的方案，会务公司应该根据客户不同的需求去完成他们的要求，只有这样，会务公司才可以发展的更快更好。

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