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会议服务范围有哪些
随着会议服务在我们日常生活中的作用越来越突出,而且执行标准越来越严格,所以相关的服务人员也不断提升服务水平,以满足对会议服务需求,那么具体的会议服务范围有哪些呢?
一、会议开始前的工作内容
会议开始前,会议服务涉及到与会人员的注册登记(签到、领取代表证件、会议文件、纪念品等)、检查与会人员证件、迎接嘉宾并引导代表等至指定席位;对要求发言的代表进行登记,及时按照名单先后顺序送交会议主持人或会议秘书;再有就是在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等等;每次会议开始前一定要对灯光、室温、卫生、桌椅、纸笔、饮水杯、摄影设备等是否符合标准进行检查;还有就是会议服务负责人员一定要检查各类工作人员是否到位,再有就是各种设施是否通畅待用。
二、会议开始后的工作范围
当会议开始之后我们尽量减少走动,但是必要的活动一定要进行。例如:将摄影、文字或是摄像记者请出会议厅关上大门;记录回忆的进行过程以及代表的发言内容;随时准备提供必要的回忆文件及有关资料,供讨论时候参阅;负责界定紧急电话或是通知所要求的通话人,到那时注意接电话一定要轻声,以免干扰会场。
三、会议结束后的工作范围。
会议结束后服务会场的清场,一些仪器设备要撤离,一些物品要清理,会场的垃圾要清理干净,要要将会场恢复到会议开始前的面貌。
所以会议服务涉及到范围比较广,内容也很多,我们服务人员必须引起高度重视,明确自身的职责,这样更有助于确保会议的顺利开展,为会议服务提供一个良好的工作环境,因而以上的这些内容对于会议服务人员而言很是重要。
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