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策划新品发布会的具体事项
策划新品发布会的具体事项
一、发布会环节构成
常见的环节可能有以下几个部分：领导开场介绍、核心产品演讲、嘉宾分享、启动仪式、圆桌讨论和抽奖环节等。根据整个发布会的规模、资源优势以及侧重，一场发布会可以是由其中的一个或者某几个环节构成。
1、设置发布会环节注意事项
（1）最需要考虑的是如何巧妙地介绍自身产品；
（2）需要考虑发布会的亮点；
（3）发布会环节不宜过长，环节需要有所侧重。发布会整体时长最好控制在4小时以内，否则时间太长，台下观众的注意力也不会太集中，观众容易流失。而且时间太长，主办方需要考虑是否给参会人员供餐，从而增加发布会的复杂度和成本。在一些重要环节上，比如介绍新产品，可以设置较多时间，对于不太重要的环节，如开场演讲，-分钟，点到为止即可。
最终，将发布会的环节确定后，制成一个发布会流程表。几点几分到几点几分，分别是什么环节。该表可以用于当天的环节控制，也可以用于通知参会人员当天活动安排。
二、发布会嘉宾
发布会嘉宾的重要性不言而喻。如果一场发布会，有足够重量的大咖出席，绝对可以令这场发布会增色不少。往往有很多参会观众，也是冲着活动嘉宾的分享来的。
常见的发布会嘉宾可以分为两种，一种是行业领袖，另一种是明星人物。行业领袖，一般也就是行业内顶尖影响力的人物，这些嘉宾的分享，往往能提高发布会的层次和含金量。而明星人物的出席，则会非常大地提高发布会人气。不过综合成本与效果来看，一般请行业领袖，往往影响更聚焦，效果会更好。
挑选活动嘉宾时，第一个要注意嘉宾本身的形象内涵与此次发布会的整体搭配，从而达到相得益彰的效果。第二个，需要注意一次多邀请几个备选嘉宾。因为一次发布会往往准备时间较长，不排除有的嘉宾因时间冲突，无法正常出席。所以一定要准备好嘉宾备选方案。非常时机，男二号也是可以充当男主角的。
三、发布会宣传线
想让发布会的影响力更大，宣传工作尤为重要。按发布会宣传节奏一般分为预热期、举办期和延续期，基本上也就是会前、会中和会后环节。确立发布会宣传的时候，视美文化传媒首先要了解此次召开发布会召开的目的和背景，此次参会人员的特点和痛点，从而定下整体传播策略，这个策略可以与发布会主题完全一致，也可以是在发布会主题基础上做的一些延伸。
1、预热期宣传（发布会正式召开的前一周）
所有的宣传活动，都分为线上宣传、线下宣传或者二者的结合。预热期的宣传也是这样的，而为了达到四两拨千斤的效果，预热期更侧重线上宣传。常规的线上预热宣传包括创意H5宣传、倒计时海报宣传、病毒视频宣传、邀请函宣传等方式。线下宣传包括户外活动策划、楼宇活动策划、报纸活动策划等。
（1）创意H5宣传：充满创意的H5，永远是人们乐于分享和刷屏的经典素材。而制作这类H5，难点就在于创意的展现。有时候一个H5做得好的话，整个预热期就不需要做其他宣传了；
（2）倒计时海报宣传：近年来，倒计时海报宣传，几乎成了各个互联网公司召开发布会的宣传标配。无外乎倒计时海报具有吊人胃口，方便宣传转发，且成本低廉的特点；
（3）病毒视频宣传：正所谓“字不如表，表不如图，图不如视频”，视频内容本身易于接受和理解的特点，往往能带来更好的传播效果。但是拍摄病毒视频，往往也是需要较大成本和较长的周期，不适合筹办发布会的时间特别紧张的情况下使用。拍摄一则有创意的病毒视频，比如走温情路线，或者走搞笑路线等，表现优秀的话，最后还能成为认为网友讨论的热点话题；
（4）邀请函宣传：一个新颖独特的邀请函，往往也是一个宣传亮点。因为邀请函就是参会的门票，如果邀请函做得有趣，参会人员往往会在社交圈里秀出来；
（5）线下宣传：常规的线下宣传包括户外活动策划、楼宇活动策划、报纸活动策划等，但为了时效性和成本考虑，更多发布会主办方一般会考虑用创意全版报纸活动策划的形式进行宣传，一般选择在发布会召开城市的当地影响力较大的报纸投放活动策划。
2、举办期宣传（发布会召开前后三天进行，包括发布召开倒数第一天，发布会举办当天和发布会结束后第一天。）
这个期间主要的宣传侧重点，就是流露部分发布会的重要看点内容。因为之前有了预热期的铺垫，整个发布会的参会人数也有基本保证。举办期常见的宣传方式有大咖站台宣传、视频宣传、直播宣传等。
（1）大咖站台宣传:指的就是此次参会嘉宾，为发布会做出的站台宣传。可以是简短的视频的形式，也可以是创意人物海报的形式。在视频中，常见的场景就是，某个大咖手持话筒，念出“我是XXX，我在xxx发布会等你”等类似宣传文案。创意海报，则是选用大咖的高清照片，附带一句邀请语，表示这些大咖也会参加此次发布会；
（2）视频宣传:指的是此次发布会中，有关新品介绍的视频，可以提前在各个渠道进行宣传；
（3）直播宣传:发布会的场地往往有限，但是直播却能将发布会的影响范围延伸扩大，让那些不能到达现场的观众，也能同步欣赏发布会。直播宣传包括视频直播、音频直播和互动式直播。常见的视频直播，也就是目前各大视频网站的直播，如优酷、爱奇艺、腾讯视频等。音频直播就是一些常见的在线电台APP，如喜马拉雅FM、蜻蜓FM等。以上这些直播基本是实时传输画面或声音，缺少互动。因此近两年，在发布会上进行互动式直播也悄然流行起来。常见的互动式直播，就是主办方邀请一群网红，坐在发布会台下，直播发布会动态，并且实时与粉丝互动交流，介绍发布会最新进展。
3、延续期宣传(在发布会结束后的一周内继续宣传，主要进行3方面的宣传)
（1）宣传发布会通稿，在各大媒体网站进行宣传；
（2）邀约一些KOL（意见领袖）进行写稿，分享对发布会的思考，俗称KOL的软广；
（3）邀请一些记者报道，对公司或者负责人进行专访和深度报道，揭秘一些公司发布会背后的精彩内容。
需要注意的是，发布会通稿往往是在发布会开始前就准备好的内容，突出了此次活动亮点以及一些嘉宾精彩发言，用于再次传播发布会的精神内涵。
对KOL进行约稿，一般都会找一些与产品匹配度比较高，且参加过发布会的KOL，进行各种维度的约稿，让其以行业观察者或用户的身份对公司新品进行一次宣传。
四、发布会资源落地线
发布会资源的落地，主要分为3类，人的准备、物料的准备和场地的准备。
1、人的准备
（1）参会嘉宾的确定，直至嘉宾正常出席发布会；
（2）参加此次发布会的观众，需要从宣传到报名结束，保证此次发布会的参与人数；
（3）活动现场的工作人员，现场人员的分工，各司其职，保证发布会活动的顺利召开。
嘉宾的确定，往往需要在策划发布会环节就开始对嘉宾进行邀约，并且随时确定嘉宾的排期与动态，最好能有专人维护对接，直至对方出席发布会现场。因为一般大咖的时间排期都会比较满，在一对一对接的情况下，首先能与嘉宾保持密切联系，显示主办方对活动嘉宾的重视。其次也是为了持续确认嘉宾的时间安排，保证嘉宾按时到场。发布会观众的招募，也需要在策划发布会前就开始进行，且在预热期结束时，就必须完成发布会观众的招募工作。按照以往经验，招募观众的数量，最好大于实际现场能容纳的参与人数。因为当天极有可能部分观众因各种原因无法参加活动，即使各位观众都按时到场了，视美文化传媒也可以营造现场一种高朋满座、人气爆棚的现场氛围。发布会工作人员的确定，需要在发布会预热期结束前确定好。最好列一个分工事项表和负责人联系表。将工作职责分配到人，专人专岗。并且部分工作人员有紧急问题时，随时可以联系相关负责人，协助解决。
2、物料的准备
（1）发布会前期的宣传物料，如之前说的邀请函，创意视频等；
（2）发布会当天参会人员的伴手礼以及嘉宾礼物；
因为这些物料都需要一定的制作周期，比如视频，需要经历脚本文案的确定，拍摄，剪辑，最终成片等过程。礼品的制作需要经过挑选，打样，批量制作，运送等过程。每一种物料的确认，一般都还需要公司领导的拍板。因此整个周期非常长，物料准备的截止时间，就是预热期结束时，也就是说，发布会前一天，所有的物料，必须全部准备到位。
3、场地的准备
（1）策划发布会阶段，需要挑选合适的活动场地；
（2）发布会召开前夕，发布会现场需要布置完毕。
常见的发布会场地，按照人数规模不同，一般分为酒店、会议中心和体育场馆。在确定发布会场地时，需要综合考虑场地的档次标准、交通条件、人数规模、整体价格、场地排期等因素，挑选出一个性价比最合适的场地。在布置发布会现场时，需要提前设计布置方案，合理规划发布会现场的各个区域，包括检票区、活动会场、互动展示区等，活动会场又分为领导席、嘉宾席、媒体记者席、普通观众席等。还有现场各个宣传元素，这些也需要考虑好。
综上，当视美文化传媒考虑周全并执行了一整套的发布会筹办内容后，包括3个核心和两条线：发布会主题、发布会当天活动环节和发布会嘉宾、发布会宣传线和发布会资源落地线。此次发布会的筹办就基本准备完毕了。仔细发现，视美文化传媒完成由内而外，从核心到整体的筹办工作。这样的一个思路，对除了举办发布会之外的大型活动，也能起到一定的借鉴意义。
