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协趣
多年来我们见过很多协会组织的活动。无论您是举办活动的新手还是只是想复习一下，这篇文章将使您受益！话不多说，让我们深入了解策划活动的细节！
什么是活动计划？
活动计划是活动所有组成部分的指南。该工具也称为活动管理计划，它组织了运行活动的所有步骤和关键信息。 无论您是忙于会议策划还是筹办您的第一个小型沙龙活动，活动计划都可以作为您为重要日子做准备时的北极星。无论您的活动规模如何，一个好的计划都会涵盖相同的基本组成部分（我们将在下一节中介绍！）。 当这些组件融入SMART （具体、可衡量、可实现、相关和有时限）目标和目标以及时间表时，它们就成为事件管理计划。为了确定您的时间表，我们建议从您的活动日期开始，制定回滚计划。 活动计划的核心功能是什么？
了解如何成功举办活动的一个重要部分是将所有组件放在一个位置 - 这就是活动计划的用武之地！有了清晰的活动计划示例，您所需要做的就是填空。 您的活动管理计划应涵盖：
- 活动目的和目标
- 个人角色和责任
- 志愿者及志愿者培训
- 预算
- 活动日期和时间
- 活动总体规划
- 活动地点
- 活动管理软件
- 活动品牌
- 活动发言人和特邀嘉宾
- 合作伙伴和活动赞助机会
- 促销、广告、营销和宣传计划
- 日处理流程
- 供应商信息
虽然这可能感觉像是一个令人畏惧的列表，但我们已经创建了每个元素的逐步细分以及您开始使用时需要了解的所有内容。
活动策划的 个关键步骤
策划一场成功的活动可归结为遵循以下 个步骤：
- 设定你的目标
- 组织你的团队
- 招募和培训志愿者
- 建立（并坚持！）您的预算
- 选择日期
- 创建活动总体计划
- 选择您的活动软件
- 预订场地
- 为您的活动打造品牌
- 确认您的特别嘉宾
- 与合作伙伴和赞助商联系
- 执行强有力的活动营销计划
- 设置您的日常流程
准备好全面了解如何通过这些步骤规划活动了吗？让我们深入了解吧！
1. 制定您的活动目标
策划成功活动的第一步是建立具体的目的和目标。 问自己这些问题：
- 我为什么要组织这个活动？
- 我希望实现什么目标？
- 这个活动是为谁举办的？
- 我衡量成功的标准是什么？
如果您在规划之前了解组织的关键目标，则可以确保活动的每个部分都经过优化，以取得成功。 您是否想提高人们对某项事业的认识，或者为您的下一个项目筹集预定金额的捐款？您希望吸引 名客人还是 名客人？根据这些答案，举办活动看起来会有些不同。 使用可量化的成功指标设定目标将使您的团队更容易确保实现目标。
2. 组织你的团队
任何活动都需要团队齐心协力来处理所有细节！一个由专职员工组成的团队可以执行任务列表。为团队成员分配个人角色可以创建一个问责制，并防止任务被搁置。 此外，它还允许您委派——但不要忘记在您的活动计划时间安排中考虑委员会会议！
3. 招募和培训志愿者
志愿者是策划成功活动的关键。但在开始与他们合作之前，请确保您了解他们的角色是什么以及如何开始招聘他们。
- 定义志愿者角色。
- 制定招募计划。 一个很好的起点是与您现有的联系人分享志愿者机会。然后确定发布志愿者帖子的最佳渠道。
- 确定志愿者领导者。 一旦你有了志愿者，谁负责培训他们？您将如何管理这些培训？选择志愿者领导并提供书面指导或面对面（可能是虚拟的）研讨会。为了让它脱颖而出，您甚至可以两者兼而有之。
为确保您拥有所需的志愿者，请在活动管理计划的早期加入志愿者招募。
4. 制定预算
确定活动预算是策划活动最重要的部分之一。 制定可靠的预算使您和您的团队能够在现实的参数范围内产生想法。这意味着您感兴趣的活动部分始终是您的首要考虑因素，并根据您的负担能力进行调整。 您需要在举办活动的预算中包含的一些关键费用是：
- 地点：此费用应包括租金以及任何必要的保险。在了解如何规划大型活动时，请货比三家，以物超所值。
- 食品和饮料：请记住，您能负担得起的金额也可能决定您可以出售的门票数量！
- 娱乐：这个领域可以根据您的需要进行定制，请确保您有回旋余地来支付差旅和住宿费用以及任何补偿。
- 装饰：你会选择 DIY ，还是更花哨的主题？预先确定成本将帮助您确定您可以负担得起的成本。
- 员工：这个类别可能经常被遗忘，但考虑到员工的交通和住宿费用是关键，尤其是当您要出城时。甚至为员工时间制定预算（如果他们不参与这次活动，他们会把时间花在什么上？）也可以帮助你决定额外的会议是否值得。
- 营销： 确定您是决定社交媒体推广？
- 软件： 如果您还没有为任何类型的活动管理软件付费，请考虑将其纳入您的活动策划中。软件可以帮助您简化流程，帮助节省时间，并使您的团队能够完成更多工作（参考协趣，同公众号）。
即使其中一些项目还不是固定成本——例如，如果您还没有选择场地——在做出这些决定之前牢记您可以负担得起的最高金额也很重要。
5. 设置日期
定期活动的日期可能已经预先设定，但如果您计划举办新的活动，则需要记住一些事项。 在确定日期之前，请务必考虑以下事项：
- 给自己足够的时间！理想情况下，您应该有 4-6 个月的计划时间，如果不是更多的话（取决于活动）
- 注意法定假期
- 避免学校假期期间（寒假、春假和暑假）
- 与主要参与者（演讲者、演示者、VIP 嘉宾等）核实日期。
确定日期并概述预算后，您可以立即开始预订所需的任何外部工作人员（例如餐饮服务商）。
6. 创建活动总体规划
一旦您了解了与活动相关的所有费用和时间表，就该开始真正的计划了！ 创建活动总体规划将使您能够确保每个方面都保持在正轨上，并更容易与志愿者和活动委员会成员协调。 您的活动总体规划应涵盖活动的所有方面，包括：
- 场地、物流和餐饮管理（合同、许可证、保险等）
- 演讲者和演讲者（识别、确认、物流和管理）
- 创建会议议程和日程
- 活动和娱乐
- 宣传和推广（电子邮件活动、活动日历、印刷节目单、媒体关系、标牌、社交媒体等）
- 注册（在线注册、付款和跟踪、二维码签到等）
- 赞助商和合作伙伴管理
- 志愿者管理和责任
在规划活动时，还要考虑制定详细的时间表，以便一切顺利进行。包括何时需要提交任何许可证或保险单、注册何时结束以及当天的详细时间表。
7. 选择您的活动软件
合适的活动软件可以在简化活动总体规划中的流程方面发挥重要作用。 值得拥有的活动软件类型包括：
- 注册
- 票务
- 活动网站
- 现场和虚拟与会者参与解决方案
- 潜在客户跟踪工具
- 虚拟活动解决方案
- 混合型活动解决方案
- 与会者管理
如果您经营一个会员组织并且厌倦了手动处理活动注册和付款，那么会员管理软件可能是一个自动化的梦想！ 协趣，一款省时的协会会员自动化管理系统。它可以帮助您：
- 允许轻松创建在线活动注册表
- 在您的移动端小程序上放置活动日历
- 使用即将发生的事件自动更新您的网站
- 支持在线付款和签到
- 发送发票和活动提醒
- 将活动参与者数据直接转储到您的联系人数据库中
- 还有更多！
会员管理软件不仅负责所有活动后勤，还使会员组织的运营变得更加容易。您可以自动执行管理任务，例如管理您的联系人、网站、财务和电子邮件通信。
8. 预订您的场地
确定日期后，尽快预订场地是关键。在开始投放广告之前，您的活动必须确定日期和地点，因此此任务是您活动总体规划中的首要任务。 （日期的一些灵活性也可能在这个阶段帮助您并开放更多种类的场所！ 在选择场地时，请考虑以下活动策划指南：
- 辅助功能。 场馆是否有无障碍入口和电梯？有全性别洗手间吗？您是否有空间容纳口译员或实时字幕屏幕？选择所有参与者都会感到舒适的空间，这一点和许多其他因素都会产生影响。
- 大小。 人的活动需要与 人的活动截然不同的空间。此外，请考虑您是否需要单独的房间来举办分组会议或其他小组活动（或者，嘿，甚至为您的演讲者和/或 VIP 提供休息室！
- 停车。 有停车场吗，或者乘坐公共交通工具是否方便？
- 保险。 您需要单独购买保险吗？他们的责任规则是什么？
- A/V 的 如果您的活动需要扬声器和麦克风，请确保在可用空间（包括插头或延长线）中轻松设置它们，并将其放置在正确的位置。WiFi 访问（和手机连接）或您的活动的任何其他技术需求也是如此。
- 成本。 场馆要求多少押金？会有额外费用吗？如果您（天哪）需要取消，您会得到多少退款？
9. 确认演讲者和特邀嘉宾
想知道如何策划一场参加人数众多的活动吗？预订最好的客人！ 行业领导者、主题专家或当地影响者都是您活动中值得邀请的优秀演讲者或特邀嘉宾的例子。合适的演讲者可以在增加注册率方面发挥重要作用！
. 确定并建立合作伙伴关系和赞助商
合作伙伴和赞助商可以帮助您支付费用并增加潜在的参与。当您让其他人或团体参与您的活动时，他们在帮助传播信息并使活动取得成功方面是有利害关系的。活动和会员管理软件对于简化您收集和查看这些信息的方式非常有帮助。使用协趣AMS，您可以通过会员资格续订、在线支付、折扣、注册、电子邮件自动化、二维码签到等功能来减少管理时间。
