会议资讯
高效的会议
什么是会议策划?
在会议开始之前为会议的顺利举行和按时完成所做的一系列准备活动。
为什么要进行会议策划?
形成会议的有效输入。
提高会议的效率。
协调会议将要占用的各种资源。
如何进行会议策划?
会议策划主要要形成有效的会议输入，具体包括：
1会议目的：
明确会议召开的原因以及会议想要达成的结果。
2会议范围：
明晰会议涉及部门及参会人员，并要充分了解各参会人员 之间所将讨论信息是否有交集，以便合理安排会议日程。
3 会议日程：
a.会议日程应紧扣会议目的，将重点被讨论、被关注以及参 会人员讨论信息交集最多 的内容，放在日程的前边，并给予充分时间；非重点部分排到日程后面进行。
b.对于会议中的各项内容均编排预计时间，有助于会议时间的有效控制。
4 会议纪律：
作为保证会议顺利举行的要求，可列明。包括迟到、接电话、会议讨论原则及参会需要全情投入等，必要时，可实施奖惩制度。
5 会议形式：
依据需要及客观条件，可考虑的会议形式有：
面对面会议；电话会议；视频会议等；团体会议；一对 一会议（此形式适用于参会者个体间均没有信息交集的情况）
6 会议地点：
会议场地需要提前预定（必要时形成场地位置图）
7 会议主持人：
a.提前确认会议主持人并将会议目的、范围、日程等相关信息 与他沟通，
b.重点强调主持人的控场。任何临时的变化，都需要及时通知主持人。
8 会议邀请/通知：
a. 会议邀请/通知中需要明确阐明会议目的、会议日程、形式、地点及需要参会者准备的材料和提前确认的信息。
b. 会议邀请或通知需要在会议举行前3-天发出，以便得到参会人员的确认或是应对临时变化。
c. 可以在Lotus Notes里在发送会议邀请时同时设置提醒功能。
9 会议材料：
包括会议签到表、会议中使用的资料等。
会场布置：
包括签到处设置、引导牌、桌椅的摆放方法、桌牌、投影仪、白板、白板笔、板擦、小组讨论书写纸、定时器、会议横幅（如需要）、音响/扩音设备（如需要）。
其他准备：
包括参会者的交通/住宿/餐饮/娱乐项目安排、其他会议相关资 料准备等。
成功的关键
明确会议目的及范围是策划有效会议重要的一步。
没有会议日程的会议，就像脱缰之马毫无控制。
前期策划沟通大于事后补救，周全的会议策划是有效会议的基石。
