会议活动策划的商务活动有很多种类型，单会议就有座谈会、新闻发布会、研讨会等有很多.活动者必须先明确主题，相关的准备工作才可能目标明确、有的放矢；同时，被通知的参加者也就能有所准备.
否则如果大家到场时都怀着不同的心态，就往往会听到类似这样的抱怨：我原以为这只是个报告会.没想到我们要参与讨论和决策，我事先不知道要我发言，所以没有准备等等。很显然，预先明确主题是成功筹备和实施的一项活动的前提.

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