首先，要安排出足够的接待人员，让客户感觉到温暖。做好第二套方案，比如在接待客人的同时，月了解到客户的喜好，要求是在机场汽车还是自行驾车前来，最好做到，一定的人员安排，如果机场有延误的情况，也能够做出第二套方案，这就是比较好的选择，其次再去，来酒店的会议大厅里面要做好足够的接待工作，不能让每一个顾客感觉到非常冷落。会议公司此时也是可以安排的。
其次，娱乐活动的安排，娱乐活动，包括吃饭唱歌等等。企业所安排的饭局一定是要有档次的，或者是说客人进入饭厅的同时就可以进行使用，不要等待太长的时间，这样会造成时间的浪费，也会让来者感觉到不是十分的快乐。同时如果时间出现了错误，那么也要和酒店，进行一些沟通。
如果是比较大型的会议，采取一些会议公司来进行帮助，这样可以保证会议的完整进行。同时接待人员一定要注意企业重点发展的客户或者是企事业单位，或者是非常重量级的嘉宾，不要让他们感觉到不满，这样很可能会让会议的会议流程出现一定的错乱，那就得不偿失了。

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