听领导安排
对于每个月的会议安排，首先先听领导安排，听清楚领导说的哪些会议是需要在组织的，需要在什么时间进行，需要通知哪些人参加会议，对于这些进行记录，并且根据领导的要求，提前准备好相关的会议室以及通知与之相关的工作人员参加会议。
会议主题
虽然每个月有大大小小几十场会议，但是对于组织会议的人员，要搞清楚，每个会议的主题，这样在组织会议时，能够提前得知相关的信息，提前准备好相关的会议资料，并且提前通知到参加会议的每个人。
会议的相关准备
会议公司认为对于不同的会议所需要准备的东西是不同的，有的会议需要使用到一些辅助的会场布置公司的设备，而有的会议则不需要，因此在准备相关的会议资料时，要跟会议的主持人确定好是否需要准备相关的会议辅助会场布置公司的设备，这样在开会时才不会手忙脚乱。
下发会议通知
在将相关的会议东西都准备好之后，预订好会议场地，并且与参会人员进行交流之后，接下来就是下发会议通知了。对于已经确定好的参加会议的人员，编写会议通知，并且通过邮件或者公告的形式通知到参会人员，如果参会人员临时发生变化，会议公司也提醒一定要提前通知相关的变化。

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