首先，确立目标对象，确定受邀来宾，并确定来宾的准确情况以及背景情况。
其次，安排活动进行中的程序，如主持人开幕词，来宾介绍，活动主题，活动目的等等。
第三，安排接待工作。在活动开始前，公关、接待和礼宾服务人员应各就各位。安排专门的接待室或会议室，以便在正式活动开始前，让来宾休息或与工作人员沟通。入场、签到、剪彩、留言等活动，都要有专人指示和领位；
第四，物质准备和后勤、安保等工作。会议活动的现场，需要有电源、音响灯光会场布置公司的设备、舞台、背景、绿化等。一些会议专用品也都要根据活动的需要在活动开始前准备好，像一些剪彩用的彩绸带、鞭炮、礼炮、锣鼓、烟花、气球、条幅，各种宣传品、礼品等。安保工作一定要落实到位，根据活动现场进行合理安排。对有宴请内容的会议，要安排好就餐。另外，有些活动需要一些文艺节目，这就需要根据客户要求来组织歌舞或民俗等表演。
最后，做好谢幕工作，感谢莅临会议活动的宾客，做好宾客的酬谢和送客。

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