一、新闻发布会的标题选择
新闻发布会一般针对对企业意义重大，媒体感兴趣的事件举办。每个新闻发布会都会有一个名字，这个名字会打在关于新闻发布会的一切表现形式上，包括请柬、会议资料、会场布置、纪念品等。在选择新闻发布会的标题时，一般需要注意以下几点。
1、避免使用新闻发布会的字样。我国对新闻发布会是有严格申报、审批程序的，对企业而言，并没有必要如此烦琐，所以直接把发布会的名字定义为**信息发布会或**媒体沟通会即可。如：开启行业新价值 2012微波炉行业趋势发布会
2、最好在发布会的标题中说明发布会的主旨内容。如：某某企业2005新品发布信息发布会。智领未来华帝股份2015年新产品发布
3、通常情况下，需要打出会议举办的时间、地点和主办单位。这个可以在发布会主标题下以字体稍小的方式出现。
4、有时，可以为发布会选择一个具有象征意义的标题。这时，一般可以采取主题加副题的方式。副题说明发布会的内容，主题表现企业想要表达的主要含义。如：大洋心助奥情大洋医疗科技赞助2016里约残奥会中国代表团新闻发布会。
二、新闻发布会的时间选择
新闻发布的时间通常也是决定新闻何时播出或刊出的时间。 因为多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天，因此要把发布会的时间尽可能安排在周一、二、三的下午为宜，会议时间保证在1小时左右，这样可以相对保证发布会的现场效果和会后见报效果。
发布会应该尽量不选择在上午较早或晚上。部分主办者出于礼貌的考虑，有的希望可以与活动公司在发布会后共进午餐或晚餐，这并不可取。如果不是历时较长的邀请活动公司进行体验式的新闻发布会，一般不需要做类似的安排。
有一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布，也会邀请活动公司出席。但应把新闻发布的内容安排在最初的阶段，至少保证活动公司的采访工作可以比较早的结束，确保媒体次日发稿。
在时间选择上还要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道任务，会冲淡企业新闻发布会的传播效果。
三、新闻发布会的地点安排
场地可以选择户外（事件发生的现场，便于摄影活动公司拍照），也可以选择在室内。根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。 酒店有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。还要考虑地点的交通便利与易于寻找。包括离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？ 发布方在寻找新闻发布会的场所时，还必须考虑以下的问题：
会议厅容纳人数？主席台的大小？投影会场布置公司的设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？
背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业VI为基准。酒店是否会代为安排。
酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等。酒店是否允许布置。当地市容主管部门是否有规定限制等。
四、新闻发布会的席位和道具
发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放。注意确定主席台人员。需摆放席卡，以方便活动公司记录发言人姓名。摆放原则是职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后。 现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。一些非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。 摆放回字型会议桌的发布会现在也出现的较多，发言人坐在中间，两侧及对面拜访新闻活动公司坐席，这样便于沟通。同时也有利于摄影活动公司拍照。 注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。
发布会其他道具安排 ：最主要的道具是麦克风和音响会场布置公司的设备。一些需要做电脑展示的内容还包括投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接会场布置公司的设备、投影幕布等，相关会场布置公司的设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。
新闻发布会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。如果是在企业内部安排发布会，也要酌情安排人员做活动公司引导工作。
五、新闻发布会的资料准备
提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次应为：
1、会议议程
2、新闻通稿
3、演讲发言稿
4、发言人的背景资料介绍。（应包括头衔、主要经历、取得成就等）
5、公司宣传册
6、产品说明资料。（如果是关于新产品的新闻发布的话）
7、有关图片
8、纪念品（或纪念品领用券）
9、企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）
10、空白信笺、笔（方便活动公司记录）
六、发布会发言人的确定
新闻发布会也是公司要同媒介打交道的一次很好的机会，值得珍惜。代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响。如其表现不佳，公司形象无疑也会令人不悦。
新闻发言人的条件一般应有以下的几方面：
公司的头面人物之一新闻发言人应该在公司身居要职，有权代表公司讲话。
良好的外型和表达能力。发言人的知识面要丰富，要有清晰明确的语言表达能力、倾听的能力及反应力、外表包括身体语言整洁、大方得体。
执行原定计划并加以灵活调整的能力。
有现场调控能力，可以充分控制和调动发布会现场的气氛。
七、发言人回答活动公司问的准备
在新闻发布会上，通常在发言人进行发言以后，有一个回答活动公司问的环节。可以充分通过双方的沟通，曾强活动公司对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握。有准备、亲和力强的领导人接受媒体专访，可使发布会所发布的新闻素材得到进一步的升华。
在答活动公司问时，一般由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助。 发布会前主办方要准备活动公司答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。
在发布会的过程中，对于活动公司的提问应该认真作答，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止，对于涉及到企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密，一般来说，活动公司也可以理解，有的则可以委婉作答。不宜采取无可奉告的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。
八、新闻发布会对活动公司的邀请
媒体邀请的技巧很重要，既要吸引活动公司参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域活动公司参加，必要时如事件现场气氛热烈，应关照平面媒体活动公司与摄影活动公司一起前往。
邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体活动公司可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。
适当地制造悬念可以吸引活动公司对发布会新闻的兴趣，一种可选的方式是开会前不透露新闻，给活动公司一个惊喜。我要在第一时间把这消息报道出来的想法促使很多媒体都在赶写新闻。如果事先就透露出去，用活动公司的话说就是新闻资源已被破坏，看到别的报纸已经报道出来了，写新闻的热情会大大减弱，甚至不想再发布。无论一个企业与某些报社的活动公司多么熟悉，在新闻发布会之前，重大的新闻内容都不可以透漏出去。
在活动公司邀请的过程中必须注意，一定需要邀请新闻活动公司，而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时，媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系，并作出也可帮助发稿的承诺，此时也必须进行回绝。

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