在安排会议议程还应充分考虑保障条件。条件具备时尽可能安排得丰富些，条件有限时则应本着简便易行的原则安排。如会议经费充裕、道路条件较好、车辆较多时，可安排现场参观活动，以丰富会议内容。没有这些条件，安排就要从简。在安排会议议程时应注意以下几个问题：
1、提前准备提供必要的有关资料及相关文件，并且通话人员随时候命，准备接听紧急电话并及时通知所要求的通话人。
2、嘉宾入席，引导与会代表前往至指定席位，并且需要在整个的过程中记录会议及代表的发言等内容。
3、会议服务公司要检查工作人员如同警卫、声音传译员、电工等是否均已到位。另外，还需要确认各种现场设施是否正常如空调、电力、音响以及同声传译等。
4、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。发言稿通常在该代表发言期间分发。
5、会议开始前，负责与会人员的注册登记，包括领取代表证件和签到、会议文件及纪念品等。

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