1.场地布置：由活动公司和场地出租方共同完成，活动公司负责音视频会场布置公司的设备安装、会场布置，场地出租方完成座椅摆放。
2.活动彩排：活动开始前一天完成彩排工作。包括主持人串词、节目彩排，收集所有节目的伴奏音乐、背景音乐，活动公司配合完成。
3.物料准备：年会所有物料全面检查，不能有遗漏。
4.签到环节：专门的签到区域，控制好人流、并引领到会场
5.入场环节：入场后每个员工要能找到自己的座位，在座位或者圆桌上做上人名标识
6.活动现场：由专人进行现场管控，并分成几个小组：视频组、音频组、灯光组、催场人员、道具组、餐饮组。每个组由现场负责人统一调配指挥。
一、了解活动场地的价位
策划时要明确知道活动经费在场地这里分配了多少，这样才能根据经费去选择活动策划的场地。不同场地的价位是不同的，而且适合的活动可能也不同，所以需要策划人对活动场地有深入的了解。
二、权衡活动场地的位置
策划活动时选择活动举办的场地位置是很重要的，有一些场地在其他方面都很好，但是距离邀请嘉宾太远，交通不方便等，所以子啊选择活动场地的时候需要谨慎，需要根据实际情况权衡好活动场地的位置。
三、考虑活动场地的印象
这一点就是活动场地给人的第一印象，这个直接决定了嘉宾观众的好感度。策划人选择活动场地的时候要可以让人从第一眼看到这个场地的感觉就是有档次，让人感觉舒服。但是这个也要根据实际的经费等进行考虑。后期也可以进行布置，通过装饰让活动场地更加美丽好看。
四、明确活动现场的规模
活动主办方应该考虑邀请的嘉宾和大致观众的人数，如果人多，就需要考虑空间大视野好的场地，这样在布置方面可以发挥的空间也就更广。如果人少，那么可以选择在一些小场地，紧凑温馨，可以照顾每个人的感受。

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