在选定了活动地点，确定了宴会菜单和活动会场方面、声望、照明、音响等商定了适用的房间布局以及各项工作的物流和时间安排之后，还需要再敲定装潢和娱乐活动的方案，然后方可签订合同。如果装潢工作精细繁复则还要考虑搬运安装和拆卸会场布置公司的设备的时间。必须了解各个环节的并确保所有安排都井井有条，因为各个方面都环环相扣，牵一发而动全身。如果装潢工作和娱乐会场布置公司的设备的安装需要比较大的空间，那么先不要摆放餐桌。计划周详才可以避免无用功。如果预先不进行周详的考虑和计划，那么推动的不仅仅是时间、精力和金钱，有时甚至令人失去耐心。
想要营造什么氛围以及如何去太空种氛围。之后制订出相应的物流方案。若想实现这一瞟，都有哪些要求？活动虽然各不相同但是在一次活动中所学到的经验却可以起到举一反三的功效。你想要的气氛，还是某种截然不同的感受？
如果在召开会议期间要举办一个主题活动，可以从客人离开会议室进入酒店房间时就开始烘托活动氛围。如果春节的晚会活动，可以设计无数黑暗中闪光的手握着活动的请柬递送给客人，如果是水族馆豪华晚宴，可以在房间里甚至是充水的浴缸里摆放充气海豚，让海豚拿着请柬。如果是一日轮滑课程，可以为每个房间送去一只儿童轮滑鞋，鞋里装着趣味糖果的一张请柬。
让客人刚刚步入会场就感受到欢快的气氛，从而自然而然产生出某种期盼。首先映入客人眼帘的是什么？是否吸引眼球？是否有人专门负责迎宾工作？房间内的一切是否已经准备就绪？还是准备工作尚未完成？某酒店举行开业典礼，典礼的时间一拖再拖，而且更改时间的通知还是手写的。按时到达的客人透过百叶窗看到了里面什么都没有准备好，于是只好回去了。房间内的温度如何，太高还是太低？随着到场客人的增加，要对温度进行调整。调低空调的温度时要多久房间的温度才能降下来？

餐饮是否齐备？食品是否色香味俱全？是否让人产生食欲？是否有足够的服务人员？某活动会场为了表现自己能力，在一次活动中聘请了低于所需的厨师。结果厨房的工作猝急而草率也就可想而知。端上桌的河蛙还没熟，两壳还没有开。自助餐的食物过于复杂不便食用。取餐的客人排着长队，其他食品准备得又不充足。另有一次游艇发布会，旨在展示游艇的新娱乐功能博彩。游艇上准备了舞曲音乐带，但是来参加活动的客人都是商界人士，第一次见面，彼此不熟，又没有带配偶，因此没人愿意跳舞。游艇上准备的博彩筹码只名每个人玩10分钟左右，而游艇的行程持续三个多小时，艇上又没有其他娱乐设施。游艇上的赌博只是为了娱乐而不是为了赢钱或奖品。最后游艇上的食物也吃光了，更是让原本就已尴尬的书面雪上加霜。活动还邀请了电视台来拍摄一些欢乐、激动的场面，结果只能不了了之。
将活动的所有环节从头至尾考虑一遍。亲临现场去感受，去查看。你要将客人从步入会场到离开的整个过程在头脑中考虑一遍。如何才能做到最好？将合同中的所有内容细细梳理一遍，确保所有费用列入预算。查看合同条款，是否符合了各项要求？相关许可证是否办妥？要进行核查。如果条件允许，最好请人对合同的费用再次核查。所谓旁观者清，别人可能会发现你忽略的问题。如果对费用的策划进行了仔细的研究和改进，那么活动就可以有条不紊，一帆风顺。

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