会议活动既是社会组织面向社会和公众展现自身的机会，也是对自身的领导和组织能力、社交水平以及文化素养的检验。因此，举办会议活动时，公共关系人员应做到准备充分，接待热情，头脑冷静，指挥有序。一般说来，会议活动应注意以下事项：
（1）确定会议活动主题，精心策划安排，并进行适当的宣传。
（2）拟定出席会议仪式的宾客名单，一般包括政府要员、社区负责人代表、同行代表、员工代表、公众代表、知名人士、社团。
（3）拟定会议程序，一般为：签到、宣布会议开始，宣布来宾名单、致贺词、致答词、剪彩等。
（4）事先确定致贺词、答词的人名单，并拟好贺词、答词，贺词、答词都应言简意赅。
（5）确定关键仪式人员，如剪彩、揭牌、托牌等；除本单位领导外，还应邀请德高望重的知名人士。
（6）安排各项接待事宜，事先确定签到、接待、剪彩、摄影、录像、扩音等有关服务礼仪人员。
（7）可在会议活动中安排节目，如舞龙等；还可邀请来宾题词，以作为纪念。
（8）会议结束后，可组织来宾参观本组织的设施、陈列等，增加宣传的机会。
（9）通过座谈、留言形式，广泛征求意见，并综合整理、总结经验
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