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做好会议服务有哪些技术要领?
要想做好会议服务,掌握好会议服务的要领是必不可少的。很多会议服务人员在进行会议服务的过程中没有掌握会议服务的技术要领导致一些错误的发生,那会 议的技术要领有哪些呢?在这里跟大家科普一下,会议服务的技术要领主要包括会前服务,会中服务和会后服务三个方面。
一:会前服务
1、主动参与会议策划。会议前期的准备是非常重要的。不论面对的会议组织者是有经验的,还是没有经验的,销售人员都应该主动提供延伸服务,积极主动的提供参考意见和建议,协助会议组织者周密地做好会议前期的有关准备工作,在会议组织方的心目中留下深刻的第一印象。
2、认真落实服务承诺。销售洽谈中关于会议服务的所有安排和要求,均要以预定书或协议书为准。在预定书要明确会议的各项要求,任何修改和调整都必须通过双方协商予以确认。每项承诺如何兑现、何时完成,均要落实到人。
二、会中服务
1、会议期间,饭店应有专人负责与会议组织者联络、沟通,即使跟进,确保会议服务的统一指挥和协调。
2、饭店的会议联络员要以高度的责任心和组织能力,即使有效的处理解决会议组织方随时提出的紧急需求,不能敷衍推诿,以保证会议的正常进行。
3、顺应与会者的心理,组织各种形式的留念活动。特别是一些大型、重要会议的参与者,往往把承办饭店作为个人一次美好经历的见证,饭店应籍此把文章做好做足,比如签字、拍照留恋,赠送饭店小标志等纪念品,使与会者成为饭店的潜在客户。
三、会后服务
1、服务善始善终。会议结束了,饭店的服务没有结束。即使会务组撤了,但个别逗留的会议代表我们的服务对象,不能让他们有会散茶凉的感觉。
2、重视总结提高。与会者来自四面八方,他们是本次会议的参加者,可能就是下次会议的组织者和决策者。因此,饭店要主意收集举办本次会议的有关信息,为下次会议的承办打下基础。要把资料归类、分析、整理并存档,从中发现问题,找出原因,总结经验,作为提高会议服务质量的宝贵财富。
3、搞好跟踪回访。定期或不定期的向会议组织者和出席者寄送饭店的有关信息和资料,并进形定期销售回访,联络感情,逐渐使对方感到自己是饭店的贵宾,从而成为饭店忠实的回头客户。
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